Оцифрування трудової книжки до 10 червня 2026: як встигнути та що буде, якщо пропустити дедлайн

Останній день оцифрування трудової книжки

До 10 червня 2026 року працівники повинні оцифрувати трудові книжки.
Це ключовий етап переходу до електронного обліку стажу в Україні. Пропуск дедлайну не скасує ваш страховий стаж, але ускладнить доступ до пенсійних послуг та підтвердження досвіду роботи в майбутньому.

Інструкція з оцифрування, наслідки пропуску та рекомендації на 2026 рік

Перехід до електронних трудових книжок в Україні триває з 2021 року відповідно до Закону №1217-IX. Граничний термін для масового оцифрування документів про трудову діяльність — 10 червня 2026 року. Ця дата визначена як завершення п’ятирічного перехідного періоду, протягом якого роботодавці та працівники могли подавати скан-копії паперових документів до реєстру Пенсійного фонду України (ПФУ).

Вступний огляд теми. Оцифрування дозволяє автоматично враховувати періоди роботи в електронному реєстрі, спрощує оформлення пенсій, довідок та інших соціальних виплат. За даними ПФУ, процес охоплює працівників, які розпочали трудову діяльність з 1 січня 2004 року, коли запровадили страховий стаж. Раніші періоди також можна додати вручну для повної картини.

Хто повинен оцифрувати трудову книжку та чому це важливо у 2026 році

Оцифрування стосується переважно тих, чиї трудові книжки ще не внесені до електронного реєстру. Роботодавці, які зберігають оригінали, зобов’язані забезпечити сканування. Якщо компанія цього не зробила, працівник може виконати процедуру самостійно.

У 2026 році, на тлі продовження цифровізації державних послуг, наявність електронної версії стає практично обов’язковою для швидкого доступу до сервісів. Джерела ПФУ наголошують, що після дедлайну паперовий документ залишається чинним, але обробка даних відбуватиметься повільніше.

Переваги електронної трудової книжки:

• Автоматичний розрахунок стажу при призначенні пенсії.
• Зручний доступ онлайн через портал ПФУ або застосунок.
• Зменшення бюрократії та ризиків втрати паперового документа.
• Можливість перевірки та виправлення даних у реальному часі.

Покрокова інструкція: як оцифрувати трудову книжку самостійно

Оцифрування можна виконати онлайн або через територіальні органи ПФУ. Основні рекомендації:

1. Підготуйте документи. Зробіть чіткі кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки. Рекомендована роздільна здатність — не менше 300 dpi. Кожен файл у форматі JPG або PDF, розміром до 1 МБ. Збережіть чіткі зображення реквізитів, печаток і підписів.
2. Авторизуйтеся в особистому кабінеті. Увійдіть на портал Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) за допомогою електронного підпису (КЕП), BankID або Дія.Підпис.
3. Перейдіть до відповідного розділу. Оберіть «Оцифрування документів», «Електронна трудова книжка» або «Комунікації з ПФУ» залежно від інтерфейсу.
4. Завантажте файли. Додайте скан-копії та надішліть на перевірку. Система підтвердить прийом і відобразить статус у розділі «Мої документи».
5. Перевірте результат. Після обробки (зазвичай кілька днів) перегляньте, чи всі дані коректно відображені.

Якщо трудова книжка на руках у працівника, процедуру виконує саме він. Для осіб у зоні бойових дій або за кордоном передбачені спрощені механізми, зокрема через свідків-колег з підтверджуючими документами.

Наслідки пропуску дедлайну 10 червня 2026 року

Пропуск терміну не призводить до втрати стажу — дані залишаються в державних реєстрах. Однак виникають певні ускладнення:

• Подання документів. Після 10 червня скан-копії прийматимуть лише в паперовій формі через сервісні центри ПФУ, що збільшує час обробки.
• Оформлення пенсії. Доведеться надавати оригінали або додаткові підтвердження, що може затягнути процес призначення виплат.
• Доступ до послуг. Отримання довідок про стаж стане менш зручним, особливо в онлайн-режимі.
• Відсутність штрафів. Жодних фінансових санкцій за пропуск не передбачено.

Експерти зазначають, що паперова трудова книжка після оцифрування видається працівнику на руки і зберігає юридичну силу. Проте пріоритетом стає електронний реєстр.

Рекомендації для різних категорій працівників

• Працівники, які працюють зараз: Перевірте статус у кабінеті ПФУ разом з роботодавцем.
• Пенсіонери: Якщо пенсія вже призначена, оцифрування не є критичним, але корисним для актуалізації даних.
• Особи з перервами в стажі або пошкодженими документами: Зверніться до ПФУ для відновлення через архіви або свідчення.
• Роботодавці: Завершіть масове сканування до дедлайну, щоб уникнути додаткового навантаження на персонал.

У 2026 році ПФУ продовжує вдосконалювати сервіси, тому регулярна перевірка особистого кабінету допомагає уникнути помилок у розрахунках стажу.

FAQ