Головне: Українці можуть подати скан-копії паперової трудової книжки онлайн через портал Пенсійного фонду України, навіть перебуваючи за кордоном.
Процес оцифрування дозволяє зберегти періоди роботи до 2004 року в електронній системі ПФУ, спрощує підтвердження стажу та мінімізує ризики втрати документів. Дедлайн для повного переходу — червень 2026 року, після чого паперові книжки втратять юридичну силу. Авторизація відбувається за допомогою КЕП або “Дія.Підпис”.
Процес оцифрування трудової книжки стає все доступнішим завдяки цифровізації державних послуг. Як повідомляє UkrNews, Пенсійний фонд України активно роз’яснює, як подати документи дистанційно, що особливо зручно для громадян за кордоном або в інших регіонах.
Електронна трудова книжка функціонує в Україні з 2021 року та автоматично наповнюється даними про трудову діяльність після 1 січня 2004 року. Для попередніх періодів потрібне самостійне внесення сканів паперового документа. Це забезпечує повний облік страхового стажу при призначенні пенсії та захищає від помилок чи втрати оригіналу.
Основні переваги оцифрування:
- Дані зберігаються в реєстрі ПФУ та доступні онлайн у будь-який момент.
- Спрощується процедура призначення пенсії — без потреби подавати паперові документи.
- Зникає ризик пошкодження чи втрати трудової книжки.
- Можливість подати скан-копії з будь-якої країни світу.
Покрокова інструкція подання скан-копій через портал ПФУ:
- Підготуйте якісні кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки (серія, номер, дати, підписи, печатки мають бути чіткими). Формат — JPG або PDF, розмір файлу до 1 МБ, рекомендована роздільна здатність 300 dpi.
- Перейдіть на вебпортал Пенсійного фонду за адресою portal.pfu.gov.ua та авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або “Дія.Підпис”.
- У меню оберіть розділ “Комунікації з ПФУ” → “Відомості про трудові відносини” (або аналогічний пункт для подання скан-копій трудової книжки).
- Перевірте особисті дані, надайте згоду на обробку персональних даних та прикріпіть файли сканів у хронологічному порядку.
- Підпишіть заяву електронним підписом і надішліть. Статус розгляду відстежуйте в розділі “Мої звернення” особистого кабінету.
Після успішного внесення дані з’являться в електронній трудовій книжці, доступній у кабінеті на порталі. Пенсійний фонд наголошує: “оцифрування трудових книжок спрощує підтвердження стажу та мінімізує ризик втрати важливих документів у майбутньому”.
За різними джерелами, до кінця 2025–початку 2026 років мільйони українців уже скористалися сервісом. Рекомендується не відкладати процес, щоб уникнути черг у системі ближче до дедлайну в червні 2026 року. Якщо стаж уже враховано (наприклад, для пенсіонерів), оцифрування не обов’язкове, але для працюючих громадян це ключ до безперешкодного оформлення пенсії в майбутньому.
