Головне: Як самостійно оцифрувати трудову книжку онлайн
Пенсійний фонд України відкрив можливість завантаження скан‑копій трудової книжки через веб‑портал. Для успішного оцифрування достатньо мати КЕП, підготувати якісні файли і дотриматися вимог щодо форматів та розмірів.
Детально: Покрокова процедура оцифрування трудової книжки
У 2026 році в Україні продовжується цифровізація державних послуг, зокрема і процесу реєстрації страхового стажу. Головне управління Пенсійного фонду в Чернівецькій області опублікувало інструкцію, яка дозволяє громадянам самостійно передати електронну копію трудової книжки.
Переваги електронної трудової книжки підкреслюються фахівцями:
«Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової та дозволяє зменшити ризики її пошкодження, втрати або підробки, а також забезпечує захист персональних даних»
Це зменшує ймовірність втрати важливої інформації та підвищує безпеку персональних даних.Для завантаження документів необхідно:
- Увійти в особистий кабінет порталу ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- Обрати у лівому меню розділ «Комунікації з ПФУ» → підрозділ «Відомості про трудові відносини»;
- Заповнити базові дані та дати згоду на обробку персональних даних;
- Завантажити кольорові скан‑копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG.
Технічні вимоги до файлів: сканування повинно бути виконане з роздільною здатністю 300 dpi, файли – не більше 1 МБ, а порядок сторінок – хронологічний. У файлі мають бути чітко видимі назва, серія, номер, дата видачі, печатки, підписи та записи про роботу.
Крім трудової книжки, можна додати інші документи, які підтверджують страховий стаж: освітні довідки, свідоцтво про народження дитини (для жінок) та інші довідки про роботу за потреби.
Після завантаження всіх документів їх підписують КЕП і натискають кнопку «Відправити до ПФУ». Статус заявки переглядається у розділі «Мої звернення». Якщо статус «в роботі» або «в опрацюванні», повторне надсилання не потрібно; при «відхилено» – слід виправити помилки і подати заяву знову. Статус «виконано» означає успішне внесення даних, проте рекомендується перевірити повідомлення про можливі зауваження.
Термін оцифрування встановлений до 10 червня 2026 р. Це важливо для коректного обліку страхового стажу та запобігання помилок, які можуть вплинути на розмір майбутньої пенсії. Оцифрування дозволяє виявити розбіжності між паперовими записами та даними фонду ще до підрахунку виплат.
